Bezpieczne zgłaszanie naruszeń
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, umożliwiamy Państwu bezpieczne zgłaszanie wszelkich naruszeń, które mogą mieć wpływ na nasze przedsiębiorstwo. Chcemy zapewnić, że każdy, kto zgłasza naruszenia, jest chroniony i traktowany z najwyższą uwagą.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenia prawa, etyki, lub innych wewnętrznych przepisów obowiązujących w firmie. Takie zgłoszenia mogą dotyczyć różnych obszarów, w tym korupcji, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska, ochrony prywatności, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych i innych nieprawidłowości.
Kiedy sygnalista objęty jest ochroną?
Sygnalista jest chroniony przez prawo, jeśli zgłoszenie jest dokonane w dobrej wierze i zgodnie z procedurami przewidzianymi przez naszą firmę. Ochrona obejmuje:
- zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty
- zachowanie poufności tożsamości sygnalisty
W jaki sposób można zgłosić naruszenie?
Sygnalista może zgłaszać naruszenia różnymi kanałami, które zapewniają poufność i ochronę przed działaniami odwetowymi. Poniżej przedstawiamy dostępne metody zgłaszania naruszeń w naszej firmie:
- Za pośrednictwem dedykowanej platformy do zgłaszania nieprawidłowości dostępnej pod adresem https://nordan.integrityline.com/frontpage;
- Ustnie, poprzez osobiste spotkanie z Przewodniczącym Komisji ds. Etyki;
- W formie listu skierowanego do Przewodniczącego Komisji ds. Etyki na adres korespondencyjny Spółki, z dodatkowym dopiskiem „Do rąk własnych”.
W przypadku kierowania zgłoszeń bezpośrednio do Przewodniczącego Komisji ds. Etyki można skorzystać z formularza zgłoszenia naruszenia, który znajduje się tutaj.
Procedura obsługi zgłoszeń
Zgłoszenie naruszenia
Sygnalista może zgłosić naruszenie, wybierając dogodną dla siebie metodę zgłoszenia.
Weryfikacja zgłoszenia
Każde zgłoszenie jest dokładnie weryfikowane przez Komisję ds. Etyki.
Działania naprawcze
W przypadku potwierdzenia naruszenia, podejmowane są odpowiednie działania naprawcze oraz prewencyjne.
Informacja zwrotna
Sygnalista jest informowany o wyniku postępowania, z zachowaniem poufności szczegółów dochodzenia.
Komisja ds. Etyki
Komisja ds. Etyki w NorDan Sp. z o.o. jest odpowiedzialna za nadzorowanie przestrzegania standardów etycznych w naszej firmie. Komisja zajmuje się przyjmowaniem zgłoszeń o naruszeniach, weryfikacją tych zgłoszeń oraz podejmowaniem odpowiednich działań naprawczych.
Pracami Komisji ds. Etyki kieruje Przewodniczący, którego zadaniem jest nadzorowanie procesu zgłaszania i weryfikacji naruszeń, dbanie o to, aby każda sprawa była traktowana z najwyższą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przewodniczący zapewnia, że wszystkie procesy są prowadzone w sposób niezależny i bezstronny.
Przewodniczący Komisji ds. Etyki: Anna Smoczyk, HR Manager
W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do niezależności i bezstronności Przewodniczącego Komisji ds. Etyki, należy niezwłocznie poinformować o tym Zarząd Spółki, wskazując konkretną sytuację lub okoliczność budzącą wątpliwości. Zarząd Spółki jest zobowiązany do natychmiastowego podjęcia działań w celu wyjaśnienia sytuacji oraz w razie potrzeby, zmiany Przewodniczącego Komisji ds. Etyki.
Wsparcie firmy przez KPMG
W celu zapewnienia najwyższych standardów w procesie zgłaszania i weryfikacji naruszeń, NorDan Sp. z o.o. współpracuje z firmą konsultingową KPMG Poland.
Zgłoszenia dokonywane poprzez platformę zgłoszeń naruszeń są obsługiwane przez KPMG we współpracy z Przewodniczącym Komisji ds. Etyki. Dzięki temu zapewniamy niezależność i bezstronność w procesie weryfikacji zgłoszeń, a także najwyższy poziom profesjonalizmu w prowadzeniu postępowań wyjaśniających.
Nawet jeśli zgłoszenia są dokonywane w inny sposób niż poprzez platformę, Przewodniczący Komisji ds. Etyki może zawsze zwrócić się do KPMG o wsparcie w postępowaniu wyjaśniającym. To podejście zapewnia, że każde zgłoszenie jest traktowane z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zapoznanie się z pełną treścią procedury dokonywania zgłoszeń
Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w NorDan Sp. z o.o. Procedura ta zawiera szczegółowe informacje na temat kroków, jakie należy podjąć, aby zgłosić naruszenie, oraz opisuje proces weryfikacji i podejmowania działań naprawczych.
Pełną treść procedury można znaleźć tutaj.
Dziękujemy za współpracę i pomoc w tworzeniu bezpiecznego oraz zgodnego z prawem środowiska pracy.
Twoje zgłoszenie jest dla nas bardzo ważne i przyczynia się do ciągłego doskonalenia naszych praktyk.